Як покращити життя редакцій.
Сотні журналістів в різних містах створюють гіперлокальні новинні стартапи, медіа концентруються на вузьких темах: медицині, спорті, бізнесі, культурі, мистецтві. Очевидно всі ці ініціативи потребують не лише навичок журналістів, а й продажу реклами, планування подій, заповнення грантових заявок, звітування. Отож управління проєктами стає все більш важливим і необхідним інструментом в редакціях.
Літня школа для журналістів, навчання працівників, проведення форуму журналістів, розробка програмного забезпечення для удосконалення роботи редакції, впровадження редакційної політики, продажі спецпроєктів, робота з грантами та багато іншого — все це проєкти. І всіма ними треба кваліфіковано керувати, щоб забезпечити вчасне виконання, дотримуватися бюджету, уникнути ризиків і досягти результату — це і є проєктний менеджмент, або управління проєктами.
Не всі процеси які відбуваються в редакції, є проєктами, й не вся робота, яку виконує редактор, є проєктним менеджментом. В редакціях доволі багато рутинних завдань, які часто повторюються, в комплексі приносять результати, проте не мають закінчення. Проєкт — це тимчасова діяльність, оскільки він має визначений початок і кінець у часі, а отже, визначений обсяг і ресурси. Проєкт має бути унікальним тим, що це не рутинна операція, а конкретний набір операцій, призначених для досягнення наперед визначеної мети.
«Якщо ми говоримо про редакції, які працюють завдяки грантам, то практично вся їхня діяльність — це менеджмент і управління проєктами: чи то інституційна підтримка, чи то проєктна підтримка, чи підтримка виробництва контенту. Рекламні проєкти, краудфандинг — це теж проєктна робота. Кожен збір коштів має мету, ставить цілі й про їх досягнення потрібно звітувати перед аудиторією. Я не бачу яким чином у нинішньому світі медіа можуть обійтись без проєктного менеджменту», — говорить Дарина Шевченко партнерка у консалтинговій компанії Jnomics Media.
Підготовка відеосюжету, радійного матеріалу чи лонгріду на сайт — усе це може бути проєктом, якщо для реалізації потрібні нетипові підходи. Наприклад, зазвичай лонгрід журналіст робить сам — узгоджує тему, домовляється з героями, готує ілюстрації — тоді це рутинна робота і це не є проєктом. Якщо ж в редакцію прийшов замовник і попросив підготувати рекламний текст за певними критеріями, тоді є сенс вдаватись до проєктного менеджменту. Для ефективної роботи керівник такого проєкту підбирає команду (журналіст, фотограф, відеооператор, літературний редактор, ілюстратор) узгоджує тематику, структуру, розраховує витрати, визначає терміни виконання й аналізує результати після публікації. Якщо такий проєкт в редакції один, то можливо проєктний менеджер не потрібен і розподілити обов’язки можна між собою, але якщо подібних проєктів в редакції кілька десятків, без фахівця не обійтись.
Кожен проєкт має керівника, він розробляє план, який відповідає очікуванням зацікавлених сторін і збирає команду, яка буде реалізувати проєкт. Керівник проєкту також контролює і відстежує виконання проєкту, доволі часто керівники можуть використовувати додаткове програмне забезпечення для того аби оптимізувати роботу команди (наприклад:JIRA, Trello, MeisterTask, Planner, Asana та інші).
«Проєкти в редакціях бувають дуже різні й обов’язки проєктного менеджера теж будуть дуже різні, залежно від того який проєкт він веде. Стандартні обов’язки: планування проєкту, встановленя дедлайнів, визначення мети, завдань та проміжних цілей проєкту, складання плану виконання робіт, календарного плану, відстежування цього плану, підбір команди проєкту, координація роботи проєктної команди, вирішення ситуацій, які виникають по ходу реалізації, збір даних по проєкту, збір, підготовка звітності й управління проєктним бюджетом. Також завдання проєктного менеджера розуміти, чи правильно використовуються ресурси. А якщо потрібні додаткові, то де їх знайти», — додає Дарина Шевченко.
Для чого проєктний менеджмент редакціям
Наталія Пахайчук працює керівницею інноваційних проєктів холдингу CID Media Group, вона займається пошуком і написанням грантових заявок, а коли проєкт виграно, повністю відповідає за його реалізацію. Також займається інноваціями в редакціях мережі Район.in.ua, наприклад впровадженням гендерночутливої політики, або редизайном сайту. Говорить, що проєкти для редакції дуже важливі, бо створюють додаткову вартість, додаткові сенси: репутаційні, маркетингові, фінансові. В редакції регулярно є проєкти, найбільш відомі — це West Media Forum і літня школа журналістики у Луцьку.
«Коли в місті відбувається медіафорум, навіть якщо він маленький, це дає можливість не лише позиціонувати себе як лідера медіаринку, як потужного гравця, а представляти наше місто як середовище, де є професійна спільнота. Так на всеукраїнському рівні наші колеги, донори, експерти знають що у Луцьку є якісна журналістика і це мережа Район.in.ua. Спершу медіафорум ми робили своїм коштом, а зараз нас підтримують донори, вони з’явились, бо помітили нашу активність», — каже Наталя.
Тематичні видання дають нову аудиторію. Історія Район.in.ua починалась як мережа гіперлокальних видань, але їхня аудиторія обмежена мешканцями району чи області. Пізніше запустили тематичні видання — Бізнес.Район, Район.Медицина, Спорт на Районі, Район.Історія — стали підтягувати ширшу аудиторію.
Вузьке спрямування видань, крім нової аудиторії, принесло і фінансування, наприклад, сайт Бізнес.Район — підтримав ринок, всі великі компанії, які хочуть або репутацію в діловому середовищі або клієнтів, розташовують свою рекламу на цьому ресурсі. Аудиторія спортивного сайту не є великою в час карантину, але є спортсмени, вболівальники, є родичі спортсменів, яким ця тема цікава, і вони всі сконцентровані на одному ресурсі. Якщо редакція знаходить точку зростання аудиторії, точку зростання в плані монетизації, чи це по трафіку, чи по рекламі, чи по грантах — значить в цьому проєкті є перспектива і варто працювати далі.
«У нас був досвід роботи з нішевим виданням, розуміли яка може бути аудиторія і вирішили запустити медичний сайт. Проаналізували на наших сайтах, як читаються матеріали на медичну тематику. Виявилося це були одні з найрейтинговіших публікацій, банальні поради для здоров’я, чи новини про закупівлі в лікарнях. Пояснили донорам і не помилилися, навіть якби не коронавірус і підвищений інтерес до тематики охорони здоров’я, сайт медичний в умовах регіону зайшов би й так. І якби ми не проаналізували попередньо, то не змогли б донести грантодавцям що тема важлива», — додає Наталя.
Проєктний менеджер може займатись рекламними спецпроєктами, але в редакції Район.in.ua поки такого немає. Наталя говорить, що зараз рекламою займається рекламний відділ, оскільки ринок не працює проєктно, а розміщує рекламу пакетно.
Також завдання проєктного менеджера зрозуміти чи правильно використовуються наявні ресурси. Чи потрібні додаткові ресурси, якщо так, то де їх знайти і які це мають бути ресурси. Робота в великих і маленьких редакціях відрізняється тим, які проєкти вони роблять. В невеликих редакціях проєкти закріплюють, тобто призначають координатором журналіста, чи редактора які займаються втіленням цього проєкту, але в ідеалі це мала б бути окрема посада.
Якщо це велика організація, то в ній може бути декілька проєктних менеджерів, або ж відділ проєктного менеджменту, який розробляє свої внутрішні правила — стандарти виконання, реалізації проєктів, стандарти збору даних по проєктах і т.д.
«Наприклад, на телебаченні, де доволі великі редакції 200-300 людей і більше, кожна людина відповідає за свій дуже вузький напрямок. Якщо в таку організацію приходить великий нетиповий проєкт чи то внутрішній, чи то зовнішній, то навряд чи з ним може впоратися якийсь лінійний продюсер, чи старший продюсер — його реалізацією займається відділ проєктного менеджменту», — розповідає Дарина Шевченко.
Проєктний менеджмент може допомогти виданням вийти з кризи. Для цього необхідно виділити внутрішній ресурс, знайти людину з редакції яка могла б стати проєктним менеджером і систематизувати роботу, зайнятись фандрейзингом. За потреби звертатися за порадами, пройти навчання з проєктного менеджменту, або ж найняти координатора проєктів, який би займався лише ними.
Як стати менеджером проєктів
Не існує жорстких правил чи вимог, однак знання та рівень кваліфікації людини відіграє важливу роль.
Дарина Шевченко в проєктний менеджмент прийшла з журналістики. Спершу працювала в редакції KyivPost, у 2014 пройшла школу медіаменеджменту і в цьому ж році стала виконавчою директоркою організації Media Development Foundation в якому займалась реалізацією різних медіапроєктів, зокрема програми міжредакційних обмінів, щорічної конференції «Межигір’я фест».
Зміцнення навичок управління проєктами та знання про медіа, безумовно відіграють важливу роль. Варто розуміти, що керівники проєктів завжди працюють у команді, тому потрібно вміти адаптуватися до різних людей, культур, середовища та ситуацій. Гнучкість є ключовим фактором для спілкування в команді, оскільки потрібно не тільки контролювати її, але й допомагати вирішувати проблеми. Крім того, важливо розуміти сферу в якій працюєш.
Наталія Пахайчук довгий час працювала редакторкою, а проєктною менеджеркою стала тоді, коли медіа вже виграло гранти і треба було втілювати проєкти.
«Я вела проєкти, комунікувала з донорами, але при цьому редакційною роботою займатися дуже важко, виходить доводиться працювати цілодобово. Ми не хотіли залучати сторонню людину, бо треба розуміти специфіку журналістики, нам легше було підтягти свої навички у проєктному менеджменті», — говорить Наталія.
Спершу вона радилася з колегами, зверталась в консалтингові агентства. Згодом проходила навчання в Бізнес-академії Практичного Менеджменту PMBA. Навчалась на акселераторі від MDF, після нього задумалася над перебудовою процесів роботи у редакції і так прийшла до проєктного менеджменту.
«У нас був аудит і консалтингова агенція “Jnomics” порадила нам запровадити нові позиції в редакції — це маркетолог і проєктний менеджер. Я б радила редакціям орієнтуватися на проєктний менеджмент і взагалі на управління, бо коли в редакції лише творчі працівники, така редакція рано чи пізно закривається. Я бачу класні медіа, які мають гарний дизайн, креативні ідеї для матеріалів, але вони не справляються з управлінням, працюють нерегулярно», — додає Наталя.
Поради для проєктних менеджерів у медіа:
- шукайте гроші під ідею, а не навпаки;
- не розпорошуйте сили на непрофільну діяльність;
- заповнюйте багато грантових заявок — навіть якщо їх не підтримають, ви будете мати багато практики і будете краще це робити надалі (оть тут читайте, як писати заявки добре);
- шукайте можливості вчитися і не бійтеся просити допомоги;
- працюйте над помилками;
- вдосконалюйте свої навички: бюджетування, спілкування, управління контрактами та ризиками, планування.
