У вас безліч грандіозних планів на 2018 рік? Ось кілька стратегій, які можуть стати в нагоді, щоби швидше їх втілити.
Перед новорічними святами багато хто починає розслаблятися й працювати на півсили (так-так, чесно визнаймо це!). Чи можете ви собі дозволити такі потурання, чи ні — це вже вирішувати вам, але щоб у новому році бути готовими до бою за максимальну продуктивність, ми переклали для вас поради від різних експертів, зібрані Business Insider.
1. Одразу беріться за ті завдання, виконання яких потребує менше хвилини.
Повісити на місце пальто, прочитати листа, зробити нотатку, надіслати повідомлення тощо — усі ці прості завдання краще не відкладати в довгий ящик і виконувати їх одразу, якщо вони потребують менше хвилини ваших зусиль та уваги. Вам не доведеться таким чином тримати в голові нескінченний перелік дрібної роботи й ви почуватиметеся спокійнішими та зібранішими.
2. Асоціюйте те, що вам подобається, з тим, чого ви хочете досягти.
Наприклад, якщо у вас є ранковий ритуал заварювати й пити каву, прив’яжіть його до якоїсь продуктивної дії — хоча б написання текстів. Професор психології Дан Арієлі (Dan Ariely) пояснює, що такий зв’язок між двома діями спонукатиме вас більш охоче братися до роботи. Водночас експерт застерігає від того, щоби прив’язувати робочі завдання до всіх щоденних ритуалів, оскільки так можна позбавити себе відпочинку і створити надлишковий стрес.
3. Заплануйте час для роздумів.
Вписуйте у свій розклад чи робочий календар час для роздумів чи вирішення складних завдань. І в жодному разі не призначайте додаткових зустрічей на цей же час — просто кажіть, що ви вже зайняті. Кел Ньюпорт (Cal Newport), доцент інформатики, пояснює, що таким чином можна організувати свій час для виконання складної роботи і зробити її точніше й акуратніше. Окрім того, так простіше встановлювати пріоритети серед другорядної роботи й такої, що справді для вас важлива.
4. Поділіть свій список завдань на категорії.
Авторка книжок із тайм-менеджменту Лаура Вандеркам (Laura Vanderkam) радить наперед планувати свій тиждень, поділивши його на три категорії: кар’єра, стосунки й час для себе. Таким чином ви перш за все нагадуєте собі, що в усіх трьох категоріях у вас має бути якась активність, і збалансовуєте своє життя. Окрім того, закреслюючи виконані завдання у списку, ви будете бачити, яких результатів досягли наприкінці тижня.
5. Будьте більш співчутливими.
Ця порада не є очевидною на перший погляд. Експертка з тайм-менеджменту Бріджит Шульте (Brigid Schulte) пояснює, що всі класичні поради для підвищення продуктивності можуть дати дуже хороші результати, але не треба забувати, що ми всі — люди. У нас можуть бути невдалі дні, ми можемо відволікатися і втрачати мотивацію.
«Замість займатися самобичуванням чи безкінечно думати про те, що могло піти не так, будьте співчутливими до себе. Пробачте собі невдачу й рухайтесь далі», — радить вона.
Протягом дня наші когнітивні функції стають менш ефективними. Більшість людей до вечора починають гірше сприймати та опрацьовувати нову інформацію, частіше відволікаються. Тому варто планувати свій день і роботу, враховуючи цю особливість. Наприклад, технічну роботу, під час якої не треба опрацьовувати велику кількість інформації, можна виконувати у другій половині дня, а на першу запланувати аналітичні чи креативні завдання. Так ви зможете більше встигати за день.
7. Починайте новий рік із пустою поштовою скринькою.
Організуйте декілька папок у своїй поштовій скриньці, наприклад, за роками, і розсортуйте в них усі листи. Порядок у робочій поштовій скриньці прискорить і роботу. Без жалю видаляйте всі непотрібні листи. Переважна більшість поштових сервісів дає можливість налаштувати фільтри вхідних листів таким чином, що непотрібні розсилки автоматично видалятимуться або ж одразу потраплятимуть до вказаної вами папки — це дозволить заощадити час на впорядкування пошти. І постарайтеся дотримуватися цих правил роботи з поштою в новому році.
8. Зробіть виконання своїх завдань необхідністю.
Психолог Стів Левінсон (Steve Levinson) вважає: необхідно забути все, що ви знали або читали про мотивацію. Зазвичай люди припускають, що існує пряма кореляція між тим, наскільки ми хочемо досягти певного результату, й імовірністю, що ми реально досягнемо його. Але, на його думку, ця конструкція складніша і для кожного завдання потрібно формувати особливу мотивацію, додаючи до неї фактор необхідності.
Наприклад, один із його клієнтів не міг змусити себе щодня займатися спортом. Тоді він купив лише один дезодорант і зберігав його у своїй шафці у спортклубі. Аби уникнути незручної ситуації й не пахнути весь день потом, він був змушений щодня вставати вранці й перед роботою їхати у спортклуб. Із часом звичка займатися щоранку в нього закріпилася й трюк із дезодорантом був більше йому не потрібний.
9. Виділіть час на роботу з електронною поштою.
Є два поширені способи роботи з електронною поштою: деякі люди налаштовують сповіщення й відповідають на всі повідомлення миттєво, а інші виділяють два проміжки часу, коли вони читають і відповідають на листи. Як розповіла експертка Джоселін Глей (Jocelyn Glei), дослідження показали, що чим частіше ми перевіряємо пошту, тим більший стрес відчуваємо. На її думку, люди, які працюють із поштою у другий спосіб, відчувають менше тиску й працюють продуктивніше. Вона радить приділяти роботі з поштою два чи три проміжки часу на день.
10. Створіть 15-хвилинний список.
Внесіть в окремий список завдання, які можна виконати за 15 хвилин або менше. Так можна зробити продуктивним, наприклад, 15-хвилинне очікування в черзі або моменти, коли ви починаєте прокрастинувати. В останньому випадку «15-хвилинний список» може допомогти вийти з цього стану: виконавши просту роботу, ви отримаєте невелику дозу дофаміну і зможете відчути досить енергії, аби перейти до чогось складнішого.
11. Встановлюйте три цілі на початку кожного дня.
Такий підхід допомагає виокремити першочергові завдання від другорядних. Запитайте себе: які три речі ви би хотіли побачити завершеними наприкінці дня? Як експеримент можна встановлювати собі три цілі на тиждень чи місяць. У ширшому масштабі так можна оцінити.
Переклад - Тетяна Гордієнко
